ARTI DAN PENTINGNYA ARSIP.

Dewasa ini masih banyak orang yang apabila mendengar istilah “Arsip”, otomatis timbul bayangan tumpukan kertas kotor, penuh debu, ruangan yang kotor penuh kertas berserakan, dengan petugas yang tidak bergairah, kurang terdidik, dan sebagainya. Keadaan semacam itu, tidak mudah untuk diubah dengan cepat. Karena kearsipan mempunyai peranan yang sangat penting bagi kehidupan instansi apalagi di dunia pendidikan, maka arsip perlu dikelola dengan baik sehingga ada pihak yang membutuhkan akan dapat disajikan dengan cepat dan tepat. Dengan perkembangan teknologi modern seperti sekarang ini, mengakibatkan kedudukan kearsipan semakin meningkat, terutama karena manfaatannya. Ini memang sangat terbukti. Di SMK Negeri 1 Sibolga dalam pengarsipan perlu diacungi jempol. Karena dari mulai nomor induk 1 sampai dengan sekarang ini masih tersimpan, tetapi dengan adanya sering adanya pembangunan sekolah dan mengakibatkan berpindah-pindahnya tempat, maka segala macam surat bisa jadi akan hilang atau terselip kemana. Dan pada suatu saat kita akan membutuhkannya, kita akan dibuat kalang kabut. Untuk itu betapa pentingnya kita mengarsipkan segala sesuatu yang kita anggap penting. Teknologi modern telah menciptakan berbagai perangkat dan sistem yang besar sekali manfaatnya terhadap kearsipan.
 1. Pengertian Arsip Istilah arsip meliputi 3 pengertian, yaitu :

      a. Kumpulan naskah/dokumen yang disimpan

      b. Gedung (ruang) penyimpan kumpulan naskah/dokumen

      c. Organisasi atau lembaga yang mengelola dan menyimpan kumpulan naskah atau

dokumen. Pada kenyataannya, pengertian arsip bukan hanya barang kertas saja,

tetapi dapat berupa naskah, buku, foto, film, mikro film, rekaman surat, gambar

peta, gambar bagan dan dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan

sifatnya, asli atau salinan serta dengan segala macam penciptaannya.

Pengertian arsip di negara kita diatur dalam Undang-undang nomor 7 tahun 1971 tentang :”KETENTUAN POKOK KEARSIPAN” pada bab I pasal 1 berbunyi sebagai berikut : Arsip adalah :

  a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-badan

       Pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun

       berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.

  b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan/atau

      perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggak maupun

      berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Berdasarkan

      fungsinya, maka arsip dibedakan menjadi :

      1). Arsip Dinamis Adalah arsip yang dipergunakan dalam perencanaan,

            pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau

            dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.

      2). Arsip Statis Adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan            kehidupan kebangsaan pada umumnya maupn untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.

          Arsip statis ini merupakan pertanggungjawaban Nasional bagi kegiatan Pemerintah dan nilai gunanya              penting untuk genarsi yang akan datang. Dalam ilmu kearsipan (Archivologi) dikenal 3 istilah, yaitu : 1.          File : Early Archieve (arsip aktif) 2. Record : Permanent File (arsip ini aktif) 3. Archive : Permanent                 Record (arsip statis) 

2. Peran Arsip bagi Suatu Organisasi 
    Arsip merupakan pusat ingatan dari setiap organisasi. Apabila arsip yang dimiliki oleh organisasi kurang       baik pengelolaannya, maka akibatnya akan mempengaruhi tingkat reputasi suatu organisasi tersebut. Dalam rangka pelaksanaan kegiatan termaksud, maka arsip mempunyai arti yang sangat penting, yaitu untuk menyusun rencana program pelaksanaan kegiatan berikutnya. Karena dengan adanya arsip akan dapat diketahui bermacam-macam informasi yang sudah dimiliki, sehingga dapat ditentukan sasaran yang akan dicapai. Oleh sebab itu, peranan arsip dapat disimpulkan sebagai berikut : Alat utama ingatan organisasi Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik). Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan. 4. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.

3. Tujuan dan Tugas Pokok Kearsipan 
    Tujuan kearsipan secara umum adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang rencana, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan, serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut.

Tugas pokok unit kearsipan pada dasarnya adalah sebagai berikut :

1. Menerima warkat

2. Mencatat warkat

3. Mendistribusikan warkat sesuai kebutuhan

4. Menyimpan, menata, dan menemukan kembali arsip sesuai dengan sistem tertentu.

5. Memberikan pelayanan kepada pihak-pihak yang memerlukan arsip.

6. Mengadakan perawatan/pemeliharaan arsip.

7. Mengadakan atau merencanakan penyusutan arsip, dan lain-lain.

4. Peralatan dan Perlengkapan untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip.
    Sebelum memutuskan pilihan terhadap sesuatu peralatan yang akan dibeli, beberapa kriteria yang perlu dipertimbangkan, yaitu : a. Biaya yang tersedia b. Besar ruangan yang dapat dimanfaatkan c. Jenis-jenis arsip yang akan disimpan d. Frekuensi penggunaan arsip e. Tingkat pengamanan terhadap arsip yang disimpan. Disamping kriteria tersebut, faktor kecakapan atau keterampilan petugas arsip juga mempengaruhi penggunaan peralatan tersebut. Peralatan yang digunakan untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip harus menunjang terlaksananya tujuan penataan arsip, yaitu dapat menyimpan dan menemukan kembali arsip dengan cepat dan tepat. Cara menyimpan dan menemukan kembali arsip dapat dilakukan dengan 2 (dua) cara, yaitu : - Secara Manual (Manual sistem) yaitu dilakukan dengan tangan biasa atau tidak dibantu oleh tenaga listrik. Contoh : a. penggunaan map b. penggunaan filling kabinet c. dan lain-lain - Secara Elektronis (Electronic Sistem) Secara elektronis (electronic sistem) yaitu cara dengan dibantu tenaga listrik. Contoh : a. penggunaan komputer b. penggunaan microfilm, dan lain-lain Macam-macam peralatan dan perlengkapan arsip Peralatan dan perlengkapan untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip antara lain adalah : a. Filling Cabinet b. Ordner c. Letter Tray (baki surat) d. Safe Keeping Document (brankas) e. Rak buku (lemari trerbuka) f. Lemari arsip g. Visible Record Cabinet h. Compact Rolling Shelving (Roll-O-Pact) i. Rotary Filling Sistem, dll.

   Peran Tenaga Administrasi Peranan tenaga administrasi di sebuah instansi ibarat suatu nyawa dalam mengelola sebuah instansi oleh karena itu tenaga administrasi sangat penting dan sangat diperlukan. Sebuah instansi tanpa tenaga administrasi akan hancur dan acak-acakan ( kacau ). Di bawah ini penulis akan membahas salah satu tugas tenaga administrasi yang kebetulan penulis pegang, yaitu sebagai tenaga persuratan/agendaris (kearsipan).

PERPUSTAKAAN

Perpustakaan

Dalam arti tradisional, perpustakaan adalah sebuah koleksi buku dan majalah. Walaupun dapat diartikan sebagai koleksi pribadi perseorangan, namun perpustakaan lebih umum dikenal sebagai sebuah koleksi besar yang dibiayai dan dioperasikan oleh sebuah kota atau institusi, serta dimanfaatkan oleh masyarakat yang rata-rata tidak mampu membeli sekian banyak buku atas biaya sendiri. Tetapi, dengan koleksi dan penemuan media baru selain buku untuk menyimpan informasi, banyak perpustakaan kini juga merupakan tempat penyimpanan dan/atau akses ke map, cetak atau hasil seni lainnya, mikrofilm, mikrofiche, tape audio, CD,LP, tape video dan DVD. Selain itu, perpustakaan juga menyediakan fasilitas umum untuk mengakses gudang data CD-ROMdan internet. Perpustakaan dapat juga diartikan sebagai kumpulan informasi yang bersifat ilmu pengetahuan, hiburan, rekreasi, danibadah yang merupakan kebutuhan hakiki manusia. Oleh karena itu perpustakaan modern telah didefinisikan kembali sebagai tempat untuk mengakses informasi dalam format apa pun, apakah informasi itu disimpan dalam gedung perpustakaan tersebut ataupun tidak. Dalam perpustakaan modern ini selain kumpulan buku tercetak, sebagian buku dan koleksinya ada dalam perpustakaan digital (dalam bentuk data yang bisa diakses lewat jaringan komputer).

  Peran Perpustakaan
Perpustakaan merupakan upaya untuk memelihara dan meningkatkan efisiensi dan efektifitas proses belajar-mengajar. Perpustakaan yang terorganisasi secara baik dan sistematis, secara langsung atau pun tidak langsung dapat memberikan kemudahan bagi proses belajar mengajar di sekolah tempat perpustakaan tersebut berada. Hal ini, terkait dengan kemajuan bidang pendidikan dan dengan adanya perbaikan metode belajar-mengajar yang dirasakan tidak bisa dipisahkan dari masalah penyediaan fasilitas dan sarana pendidikan.

 Tujuan perpustakaan
Tujuan perpustakaan adalah untuk membantu masyarakat dalam segala umur dengan memberikan kesempatan dengan dorongan melelui jasa pelayanan perpustakaan agar mereka:
• Dapat mendidik dirinya sendiri secara berkesimbungan
 • Dapat tanggap dalam kemajuan pada berbagai lapangan ilmu pengetahuan, kehidupan sosial dan politik
• Dapat memelihara kemerdekaan berfikir yang konstruktif untuk menjadi anggota keluarga dan masyarakat yang lebih baik
 • Dapat mengembangkan kemampuan berfikir kreatif, membina rohani dan dapat menggunakan kemempuannya untuk dapat menghargai hasil seni dan budaya manusia
• Dapat meningkatkan tarap kehidupan sehari-hari dan lapangan pekerjaannya
 • Dapat menjadi warga negara yang baik dan dapat berpartisipasi secara aktif dalam pembangunan nasional dan dalam membina saling pengertian antar bangsa
• Dapat menggunakan waktu senggang dengan baik yang bermanfaat bagi kehidupan pribadi dan sosial.

 Periodisasi perpustakaan Indonesia
Perpustakaan merupakan perantara masyarakat. oleh karena itu, perkembangan perpustakaan tidak dapat dilepaskan dari perkembangan masyarakat. Perkembangan masyarakat tercermin dalam sejarah masyarakat, kadang-kadang dalam sejarah negara. Dengan demikian,sejarah perpustakaan di Indonesia tidak terlepas dari sejarah Indonesia. Sejarah Indonesia dapat dibagi menjadi beberapa periode berikut :
 • Zaman kerajaan lokal
• Zaman kerajaan Islam
• Zaman Hindia Belanda
 • Zaman Jepang
• Periode pasca 1945, acapkali dibagi lagi menjadi :
       • Periode 1945-1959
       • Periode 1959-1965
       • Periode 1965- sekarang Pada pembagian di atas, tahun 1950 merupakan awal ancangan karena pada waktu itu pemerintah RI mulai menyebarkan perpustakaan, khususnya perpustakaan umum dengan nama taman perpustakaan rakjat ke seluruh indonesia. Perkembangan perpustakaan umum yang mula.mula menggembirakan itu akhirnya berakhir tragis dengan runtuhnya berbagai taman pustaka rakjat yang didirikan pada tahun 1950-an. Tonggak kebangkitan dimulai pada tahun 1969, dengan pembangunan lima tahun (pelita) pertama. Saat itu, kegiatan perpustakaan tercakup di dalam rencana pembangunan hingga sekarang.

 Fungsi perpustakaan nasional
Berdasarkan ketentuan peraturan tahun 1980, maka tugas pokok Perpustakaan Nasional Republik Indonesia adalah menyelenggarakan pengumpulan, penyimpanan, serta pelestarian terbitan Indonesia sebagai khazanah kebudayaan serta menjamin pemeliharaan terbitan Indonesia. Untuk melaksanakan tugas tersebut, cakupan fugsi perpustakaan nasional adalah sebagai berikut :
• Mengumpulkan, mengatur, dan menyediakan hasil karya tulisan yang di terbitkan di Indonesia.
• Menjadi perpustakan deposit dari terbitan indonesia, baik terbitan pemerintah maupun swasta.
• Mengumpulkan, mengatur, dan menyediakan terbitan PBB dan negara lain, khususnya dari kawasan ASEAN.
 • Menentukan standar dari sistem, organisasi, pelayanan, dan mutu koleksi perpustakaan di Indonesia.
 • Menyelenggarakan kursus tingkat nasional bagi pegawai perpustakaan.
 • Memprakarsai kerjasama dengan lembaga di luar negri, misalnya dalam pertukaran publikasi, peminjaman antar perpustakaan, penyusun bibliografi, dan pembuatan microfilm.
• Menyusun dan menerbitkan bibliografi nasional.
• Dan menyusun catalog induk.

Hubungan perpustakaan dengan bacaan
Perpustakaan dan bahan bacaan adalah dua kata yang saling bertautan. Karena di perpustakaanlah bahan pustaka dikumpulkan, diproses, dan disebarluaskan (didistribusikan) kepada para pembaca/pemakai perpustakaan . Adapun koleksi perpustakaan di negara kita sebagian besar berupa buku atau book material dan masih jarang perpustakaan yang memiliki koleksi berupa non-book material seperti film, kaset film strip, slides, piringan hitam, peta, globe, dan sebagainya.

  Model pelayanan perpustakaan
Ada empat model pelayanan perpustakaan:
• Koleksi perpustakaan ada pada kampus cabang.
• Berpusat pada layanan pinjam antar perpustakaan, resource sharing, dan mahasiswa dapat menggunakan perpustakaan afiliasi.
• Pengiriman materi dari instuasi induk kepada para mahasiswa
• Berhubungan dengan penggunaan teknologi untuk mengakses sumber-sumber informasi elektronik.

Aktifitas perpustakaan unisda

selamat datang di perpustakaan Unisda